Le syndic bénévole, comme le professionnel, doit conclure un contrat écrit avec le syndicat des copropriétaires. C'est l'article 28 du décret n°2015-342 qui fixe les clauses obligatoires. Voici comment rédiger ce contrat sans rien oublier.
Pourquoi un contrat écrit ?
Trois raisons :
- Sécurité juridique : le contrat délimite précisément ce que le syndic bénévole doit faire (et ce qu'il ne doit pas faire) ;
- Protection personnelle : en cas de litige, le contrat fixe le périmètre de la responsabilité ;
- Validité de la désignation : sans contrat, la désignation peut être contestée.
Le contrat-type
Le contrat de syndic bénévole peut s'inspirer du contrat-type des syndics professionnels (annexe du décret 2015-342) en supprimant les clauses sans objet (rémunération forfaitaire, prestations particulières facturées, garantie financière obligatoire). Le bon réflexe : partir du contrat-type et l'adapter.
Les clauses obligatoires
1. Identification des parties
- Syndicat des copropriétaires (adresse de l'immeuble)
- Syndic bénévole : nom, prénom, adresse, numéro de lot
2. Durée du mandat
Entre 1 et 3 ans, renouvelable. La durée doit être fixée dans le contrat. Au-delà de 3 ans, désignation invalide.
3. Rémunération
Pour un syndic bénévole : gratuit par définition. Le contrat peut toutefois prévoir le remboursement des frais engagés (téléphone, déplacements, fournitures) sur justificatifs ou par forfait annuel modeste.
4. Missions du syndic
Reprendre les obligations légales :
- Tenir la comptabilité conformément au décret 2005-240
- Convoquer l'AG annuelle dans les 6 mois de la clôture de l'exercice
- Notifier les PV aux opposants et défaillants dans le mois
- Exécuter les décisions de l'AG
- Souscrire l'assurance multirisque immeuble
- Ouvrir et gérer le compte bancaire séparé (sauf dispense AG)
- Tenir à jour le carnet d'entretien et la liste des copropriétaires
- Notifier les ventes au notaire (état daté)
5. Modalités de gestion
- Compte bancaire séparé : numéro, banque, conditions de signature
- Seuil au-delà duquel le syndic doit consulter le conseil syndical avant d'engager
- Mode de communication avec les copropriétaires (email, courrier)
6. Responsabilité
Le syndic bénévole est responsable des fautes commises dans l'exercice de ses fonctions. Le contrat peut recommander la souscription d'une assurance responsabilité civile spécifique (40-80 €/an).
7. Fin du mandat
- Échéance normale du contrat ;
- Démission du syndic (préavis recommandé : 3 mois) ;
- Révocation à la majorité de l'art. 25 pour juste motif ;
- Décès, incapacité, perte de la qualité de copropriétaire.
8. Passation
Obligation de remise des archives, codes, accès, comptes bancaires au successeur dans un délai de 3 mois maximum.
Modèle synthétique de contrat
Voici la trame complète (à adapter aux particularités locales) :
CONTRAT DE SYNDIC BÉNÉVOLE
Entre le syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis [adresse], représenté par M./Mme [président conseil syndical], ci-après dénommé "le Syndicat",
et M./Mme [nom, prénom, adresse], copropriétaire du lot n°[X], ci-après dénommé "le Syndic",
Art. 1 — Désignation
Le Syndicat désigne M./Mme [nom] en qualité de syndic bénévole non rémunéré, à compter du [date].
Art. 2 — Durée
Le mandat est conclu pour une durée de [1/2/3] ans à compter du [date], renouvelable par décision de l'AG.
Art. 3 — Missions
Le Syndic exerce l'ensemble des missions définies à l'article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965, [détailler comme ci-dessus].
Art. 4 — Rémunération et frais
Le Syndic exerce ses fonctions à titre gratuit. Le Syndicat lui rembourse les frais réels engagés (téléphone, déplacements, fournitures) sur présentation de justificatifs, dans la limite d'un plafond annuel de [montant] euros voté en AG.
Art. 5 — Responsabilité
Le Syndic est responsable des fautes commises dans l'exercice de ses fonctions, conformément au droit commun. Il est recommandé qu'il souscrive une assurance RC spécifique.
Art. 6 — Fin du mandat
[Reprendre les cas de fin de mandat]
Fait à [lieu], le [date], en deux exemplaires.
Faut-il faire signer chaque copropriétaire ?
Non. Le contrat est conclu entre le syndicat des copropriétaires (représenté par le président du conseil syndical) et le syndic bénévole. La désignation en AG vaut consentement collectif.
Le contrat peut-il être renouvelé tacitement ?
Non. La désignation du syndic doit être renouvelée explicitement par un vote en AG, à la majorité de l'art. 25. Pas de tacite reconduction.
Que faire en cas de carence (pas de syndic) ?
Si l'AG n'arrive pas à désigner un syndic, le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire qui désigne un administrateur provisoire. Coût : environ 3 000 à 5 000 € à la charge du syndicat. À éviter.
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Générer mon PV →Sources et références légales
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis — Légifrance
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 — Légifrance
- Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (loi ALUR) — Légifrance