Une AG bien préparée se déroule sans incident, dure 1h30 maximum et produit des décisions inattaquables. Voici la checklist pas-à-pas du J-90 au jour J — utilisée par les syndics expérimentés.
J-90 : Définir le programme
- Lister les résolutions obligatoires (comptes, budget, fonds travaux)
- Recenser les demandes d'inscription à l'ordre du jour (copropriétaires + conseil syndical)
- Identifier les travaux à voter (devis comparatifs à obtenir)
- Vérifier la date de clôture de l'exercice → l'AG doit avoir lieu dans les 6 mois
J-75 : Demander les devis
- Solliciter 3 devis comparables pour chaque travaux envisagé
- Préciser le cahier des charges identique pour comparabilité
- Demander assurances et qualifications (RGE pour travaux énergétiques)
- Joindre les devis à la convocation — sinon résolution annulable
J-60 : Préparer les comptes
- Arrêter les comptes au format décret 2005-240 (annexes 1 à 5)
- Soumettre les comptes au conseil syndical pour examen
- Préparer le budget prévisionnel pour l'exercice suivant
- Mettre à jour la liste des copropriétaires (changements de propriété, adresses)
J-45 : Réunion préparatoire avec le conseil syndical
- Validation collégiale de l'ordre du jour
- Discussion des points sensibles (travaux, contrats, contestation)
- Choix du président de séance pressenti
- Validation des seuils de majorité applicables à chaque résolution
J-25 : Convocation
La convocation doit être expédiée pour arriver au moins 21 jours avant l'AG. Inclure :
- Date, heure, lieu
- Ordre du jour détaillé (pas de "divers")
- Pour chaque résolution : intitulé exact + article de majorité applicable
- Documents annexes obligatoires :
- Comptes annuels avec annexes 1 à 5
- Projet de budget prévisionnel
- Devis comparatifs pour les travaux
- Projet de contrat (si désignation syndic)
- Formulaire de pouvoir détachable
- Formulaire CERFA de vote par correspondance
- État individuel des comptes
J-21 : Vérification de la réception
- Lister les AR de LRAR reçus
- Relancer manuellement les copropriétaires non livrés
- Vérifier les notifications électroniques (si accord préalable)
J-7 : Préparation matérielle
- Réserver la salle et confirmer (caution éventuelle)
- Imprimer la feuille de présence vierge
- Imprimer les exemplaires des documents (en cas de copro qui les aurait perdus)
- Préparer une présentation synthétique des comptes (1-2 pages)
- Apporter le règlement de copropriété pour référence
J-3 : Réception des votes par correspondance
- Date limite pour recevoir les CERFA
- Ne PAS ouvrir les formulaires
- Conserver scellés jusqu'au jour J
Jour J : déroulement
Avant le démarrage (30 min)
- Émarger les présents et représentés sur la feuille de présence
- Vérifier les pouvoirs (limite : 3 pouvoirs par mandataire, sauf petites copros)
- Désignation du président de séance et du secrétaire
- Dépouillement des votes par correspondance
Pendant l'AG
- Présenter chaque résolution dans l'ordre prévu
- Permettre le débat (limite raisonnable)
- Voter à main levée (sauf demande de vote secret)
- Annoncer le résultat chiffré (POUR / CONTRE / abstentions)
- Annoncer adoption ou rejet avec référence à la majorité
- Le secrétaire note tout en temps réel
À la clôture
- Récapituler les décisions prises
- Annoncer l'heure de levée de séance
- Signature du président et du secrétaire sur la feuille de présence
J+1 à J+7 : Rédaction du PV
Utiliser PVCopro pour générer le PV en intégrant :
- Toutes les mentions obligatoires
- Le calcul automatique des majorités
- La mention article 42 al. 2
J+30 maximum : Notification du PV
- Envoyer le PV par LRAR aux opposants et défaillants
- Conserver les AR (preuves du démarrage du délai de contestation)
J+60 : Régularisation
- Émettre les appels de fonds correspondant aux décisions votées
- Lancer les démarches de signature des contrats votés
Erreurs les plus fréquentes
- ❌ Convocation envoyée trop tard (moins de 21 jours)
- ❌ Devis non joints à la convocation
- ❌ Formulaire de pouvoir oublié
- ❌ AG dépasse 21h sans accord des présents
- ❌ Modification d'une résolution en séance sans accord explicite
- ❌ Notification du PV au-delà du délai d'un mois
Plutôt que d'apprendre, automatisez.
PVCopro intègre toutes ces règles. Saisissez les données, téléchargez un PV conforme en 5 min.
Générer mon PV →Sources et références légales
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis — Légifrance
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 — Légifrance
- Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (loi ALUR) — Légifrance